Политика обработки персональных данных

1. Общие положения

1.1. Политика определяет, какие персональные данные обрабатываются на сайте https://ultios.ru и в панели https://app.ultios.ru (далее — Сервисы), зачем, на каком основании, как долго и как они защищаются.

1.2. Политика составлена по статье 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — 152-ФЗ) и опубликована в открытом доступе на странице https://ultios.ru/politika/.

1.3. Термины используются в значениях 152-ФЗ. Пользователь — посетитель сайта, человек, оставивший заявку, или представитель клиента, работающий в панели.

2. Оператор

Оператор лично отвечает за организацию обработки персональных данных. По всем вопросам обработки данных пишите на info@ultima-ai.ru.

3. Цели, данные, основания и сроки

Для каждой цели ниже указаны категории субъектов, перечень данных, правовое основание и срок обработки. Для других целей данные не используются.

3.1. Заявка с сайта и обратная связь

• Цель: рассмотреть заявку и связаться с пользователем (звонок, сообщение), провести консультацию, разобрать задачу, показать работу сервиса, в том числе пробным звонком ИИ-сотрудника, внести в список раннего доступа.
• Субъекты: посетители сайта, оставившие заявку.
• Данные: номер телефона; имя, если указано; сведения из формы и анкеты (сфера бизнеса, задача, используемая CRM, число обращений в месяц, сколько людей отвечает на звонки); запись и расшифровка телефонного разговора по заявке; IP-адрес, страница отправки формы, рекламные метки ссылки, дата и время дачи согласия.
• Основание: согласие субъекта (п. 1 ч. 1 ст. 6 152-ФЗ), которое даётся отдельной отметкой в форме по тексту согласия на обработку персональных данных.
• Срок: до достижения цели или отзыва согласия, но не более 5 лет с даты согласия.

3.2. Заключение и исполнение договора

• Цель: заключить и исполнить договор о доступе к платформе ultiOS или о внедрении, вести учётную запись в панели, поддерживать клиента, выставлять счета и принимать оплату.
• Субъекты: клиенты и представители клиентов.
• Данные: фамилия, имя, отчество; телефон; e-mail; должность; наименование организации или ИП и её реквизиты; данные учётной записи в панели (логин, журнал входов и действий).
• Основание: договор, стороной которого является субъект или представляемая им организация (п. 5 ч. 1 ст. 6 152-ФЗ); исполнение обязанностей оператора по закону (п. 2 ч. 1 ст. 6 152-ФЗ).
• Срок: срок действия договора, затем — сроки, установленные законодательством РФ для хранения документов и защиты прав сторон.

3.3. Информационные и рекламные сообщения

• Цель: сообщать о новостях, возможностях и предложениях сервиса ultiOS по телефону, SMS, в мессенджерах и по e-mail.
• Субъекты: пользователи, давшие отдельное согласие.
• Данные: номер телефона, имя, e-mail, если указан.
• Основание: отдельное необязательное согласие на получение рекламных и информационных сообщений (ч. 1 ст. 18 Федерального закона «О рекламе», ст. 15 152-ФЗ). Без него заявка принимается и обрабатывается как обычно.
• Срок: до отзыва согласия, но не более 5 лет с даты согласия.

3.4. Статистика посещений сайта (cookie и Яндекс Метрика)

• Цель: понять, какие страницы и материалы полезны, и улучшать сайт.
• Субъекты: посетители сайта, нажавшие «Принять» в уведомлении о cookie.
• Данные: идентификатор браузера в cookie, IP-адрес, примерное местоположение по IP-адресу, тип устройства и браузера, просмотренные страницы, переходы, клики и прокрутка, источник перехода, дата и время посещения. Содержимое полей форм (телефон, имя) Метрика не записывает.
• Основание: согласие посетителя, которое он даёт кнопкой «Принять» в уведомлении о cookie. До выбора и после «Только необходимые» Метрика не загружается.
• Срок: до отзыва согласия; сроки хранения cookie и статистики в Метрике определяются условиями использования Яндекс Метрики.

3.5. Данные, которые обрабатываются по поручению клиентов

Когда компания-клиент подключает ИИ-сотрудника, звонки, переписка, записи разговоров, расшифровки и сделки её клиентов обрабатываются в панели по поручению этой компании (ч. 3 ст. 6 152-ФЗ). Оператором таких данных является компания-клиент: она определяет цели, получает согласия своих клиентов и задаёт сроки хранения записей в настройках панели. Оператор Сервисов обрабатывает эти данные только в объёме поручения, соблюдает их конфиденциальность и принимает меры защиты по ст. 19 152-ФЗ.

3.6. Чего оператор не делает

• не обрабатывает специальные категории персональных данных и биометрические персональные данные: запись голоса не используется для установления личности;
• не принимает решений, порождающих юридические последствия для пользователя, исключительно на основании автоматизированной обработки;
• не продаёт персональные данные и не распространяет их неограниченному кругу лиц;
• не собирает намеренно данные лиц младше 18 лет: Сервисы предназначены для бизнеса.

4. Как обрабатываются данные

4.1. Действия с данными: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение.

4.2. Способ обработки — смешанный: с использованием средств автоматизации и без них.

4.3. Данные хранятся на серверах в Российской Федерации. Запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение и извлечение персональных данных граждан РФ ведутся с использованием баз данных, находящихся в РФ (ч. 5 ст. 18 152-ФЗ).

4.4. Оператор может поручать обработку лицам, которые обеспечивают работу Сервисов, по договору с условием о конфиденциальности и защите данных (ч. 3 ст. 6 152-ФЗ). Такие лица: провайдер облачного хостинга ООО «Яндекс.Облако» (Yandex Cloud), операторы телефонной связи, сервисы распознавания и синтеза речи, сервисы доставки уведомлений оператору. Данные также предоставляются государственным органам в случаях, прямо предусмотренных законом.

5. Cookie

5.1. При первом посещении сайт показывает уведомление с выбором «Принять» или «Только необходимые».

5.2. Необходимые данные — выбранная тема оформления и ваш выбор по cookie — хранятся в хранилище вашего браузера, не передаются оператору и нужны, чтобы сайт работал как вы настроили.

5.3. Аналитические cookie ставит сервис Яндекс Метрика (ООО «Яндекс», 119021, Москва, ул. Льва Толстого, 16) — только после нажатия «Принять». Данные о посещении обрабатываются по условиям использования Яндекс Метрики.

5.4. Изменить выбор можно в любой момент ссылкой «Настройки cookie» внизу каждой страницы сайта или удалив cookie в настройках браузера. Сайт работает и без аналитических cookie.

6. Права пользователя

Пользователь вправе:

• получить сведения об обработке своих данных (ч. 7 ст. 14 152-ФЗ): кто и зачем их обрабатывает, какие данные, на каком основании, как долго, кому они поручены;
• потребовать уточнить, заблокировать или уничтожить данные, если они неполные, устаревшие, неточные, получены незаконно или не нужны для заявленной цели;
• отозвать согласие на обработку персональных данных и отдельно — согласие на рекламные сообщения;
• обжаловать действия или бездействие оператора в Роскомнадзоре (уполномоченном органе по защите прав субъектов персональных данных) или в суде.

Запрос направляется на info@ultima-ai.ru. По ч. 3 ст. 14 152-ФЗ в запросе указываются данные документа, удостоверяющего личность, сведения, подтверждающие отношения с оператором (например, номер телефона, с которого оставлена заявка, и примерная дата), и подпись; запрос в электронной форме подписывается электронной подписью. Оператор отвечает в течение 10 рабочих дней с даты получения запроса; срок может быть продлён ещё на 5 рабочих дней с уведомлением о причинах.

7. Отзыв согласия

7.1. Согласие отзывается письмом на info@ultima-ai.ru с темой «Отзыв согласия» и номером телефона или e-mail, которые вы оставляли. Согласие на рекламные сообщения можно отозвать так же или ответом на само сообщение.

7.2. После отзыва оператор прекращает обработку и уничтожает данные в течение 30 дней, если нет иного законного основания продолжить обработку (ч. 2 ст. 9, ч. 5 ст. 21 152-ФЗ). Рекламные сообщения прекращаются сразу после получения отзыва.

7.3. Согласие на статистику посещений отзывается кнопкой «Только необходимые» в «Настройках cookie».

8. Уничтожение данных

8.1. Данные уничтожаются или обезличиваются, когда достигнута цель обработки, истёк срок или отозвано согласие: в течение 30 дней, если иной срок не установлен законом или договором.

8.2. Неправомерно обрабатываемые данные уничтожаются в течение 10 рабочих дней с момента выявления. Об уничтожении пользователь уведомляется по его запросу.

9. Меры защиты

Оператор принимает правовые, организационные и технические меры по ст. 18.1 и 19 152-ФЗ, в том числе:

• утверждает эту Политику и публикует её на сайте;
• даёт доступ к данным только тем, кому он нужен для работы, по личным учётным записям с паролями;
• передаёт данные по защищённому соединению (HTTPS);
• хранит данные в защищённой облачной инфраструктуре в РФ, делает резервные копии и восстанавливает данные при сбое;
• своевременно обновляет программное обеспечение и ведёт журналы доступа;
• проверяет соответствие обработки 152-ФЗ и этой Политике;
• при утечке данных уведомляет Роскомнадзор в сроки, установленные ч. 3.1 ст. 21 152-ФЗ.

10. Заключительные положения

10.1. Оператор может менять Политику. Новая редакция действует с момента публикации на странице https://ultios.ru/politika/, если в ней не указано иное.

10.2. Вопросы по Политике и обработке данных — на info@ultima-ai.ru или по телефону +7 (995) 310-74-35.